KI-Spezialist für Assistenz und Office-Management

Kursüberblick

KI-Spezialisten für Assistenz und Office-Management setzen KI-Werkzeuge in den Kernaufgaben der Assistenzarbeit ein: Korrespondenz, Termin- und Reiseorganisation, Protokolle und die Vorbereitung von Unterlagen für Führungskräfte. Die Weiterbildung ist auf das Rollenprofil der Assistenz zugeschnitten - mit dessen besonderen Anforderungen an Verlässlichkeit, Vertraulichkeit und Stilgefühl. Korrespondenz und Kommunikation - E-Mails, Briefe und Antwortentwürfe mit Sprachmodellen erstellen - Tonalität je Empfänger treffen: Geschäftsleitung, Kunden, interne Teams - Posteingang vorstrukturieren: zusammenfassen, priorisieren, zuordnen - Mehrsprachige Korrespondenz vorbereiten und prüfen Termine, Reisen und Veranstaltungen Organisation lebt von Übersicht - KI schafft Zeit für die Ausnahmefälle. - Terminabstimmungen und Einladungstexte schneller erstellen - Reiseabläufe zusammenstellen und Änderungen sauber kommunizieren - Veranstaltungsorganisation: Ablaufpläne, Teilnehmerinfos, Nachfassen Protokolle und Unterlagen - Besprechungsnotizen in strukturierte Protokolle überführen - Aufgaben und Beschlüsse herausziehen und nachhalten - Entscheidungsvorlagen, Übersichten und Präsentationsentwürfe vorbereiten - Einheitliche Vorlagen für wiederkehrende Dokumente pflegen Vertraulichkeit und Verlässlichkeit Assistenz arbeitet mit sensibelsten Informationen des Hauses. - Welche Inhalte in KI-Werkzeuge dürfen - und welche nie - Prüfergebnisse: KI-Entwürfe kontrollieren statt ungeprüft versenden - Diskretion bei Personal-, Vertrags- und Führungsthemen wahren Arbeitsorganisation der Rolle - Wiederkehrende Aufgaben erkennen und mit Vorlagen beschleunigen - Eigene Prompt-Sammlung für typische Assistenzaufgaben aufbauen - Zeitgewinne sinnvoll in vorausschauende Arbeit investieren Zusammenarbeit mit Führungskräften Die Assistenz denkt voraus - KI verschafft dafür den Raum. - Unterlagen zur Entscheidungsvorbereitung strukturiert zusammenstellen - Prioritäten mit der Führungskraft abstimmen und Termine danach steuern - Verlässliche Wiedervorlage- und Erinnerungsroutinen aufbauen - Übergaben und Vertretungsfälle mit dokumentierten Abläufen absichern - Onboarding neuer Assistenzkräfte mit Vorlagen und Leitfäden verkürzen - Umgang mit kurzfristigen Änderungen: schnell, dokumentiert und abgestimmt reagieren - Sitzungszyklen der Gremien mit wiederkehrenden Unterlagenpaketen vorbereiten Nach Abschluss können Teilnehmende die Kernaufgaben der Assistenz mit KI-Werkzeugen schneller, konsistenter und in gewohnter Qualität erledigen.

Nächste Termine

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